ALTIN 976,06
DOLAR 18,4523
EURO 17,8647
BIST 3.231,82
Adana Adıyaman Afyon Ağrı Aksaray Amasya Ankara Antalya Ardahan Artvin Aydın Balıkesir Bartın Batman Bayburt Bilecik Bingöl Bitlis Bolu Burdur Bursa Çanakkale Çankırı Çorum Denizli Diyarbakır Düzce Edirne Elazığ Erzincan Erzurum Eskişehir Gaziantep Giresun Gümüşhane Hakkari Hatay Iğdır Isparta İstanbul İzmir K.Maraş Karabük Karaman Kars Kastamonu Kayseri Kırıkkale Kırklareli Kırşehir Kilis Kocaeli Konya Kütahya Malatya Manisa Mardin Mersin Muğla Muş Nevşehir Niğde Ordu Osmaniye Rize Sakarya Samsun Siirt Sinop Sivas Şanlıurfa Şırnak Tekirdağ Tokat Trabzon Tunceli Uşak Van Yalova Yozgat Zonguldak
İstanbul 26 °C
Az Bulutlu

Politika

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Hedef Kitle: 1. BÖLGE İSTANBUL OPTİSYEN-GÖZLÜKÇÜLER ODASI (“İOGO”) tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler

Hazırlayan: 1. BÖLGE İSTANBUL OPTİSYEN-GÖZLÜKÇÜLER ODASI (“İOGO”) Kişisel Verilerin Korunması Komitesi

Onaylayan: 1. BÖLGE İSTANBUL OPTİSYEN-GÖZLÜKÇÜLER ODASI (“İOGO”) tarafından onaylanmıştır.

Yürürlük Tarihi: 01.01.2022

1.BÖLGE İSTANBUL OPTİSYEN-GÖZLÜKÇÜLER ODASI (“İOGO”)

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1. GİRİŞ

1. BÖLGE İSTANBUL OPTİSYEN-GÖZLÜKÇÜLER ODASI (“İOGO”) tarafından kişisel verilerinize ve yasal haklarınıza saygı duyulmakta ve veri güvenliğinize önem verilmektedir.  

1. BÖLGE İSTANBUL OPTİSYEN-GÖZLÜKÇÜLER ODASI (“İOGO”) Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca (“Kanun”) belirlenen kişisel veri işleme usul ve esaslarının İOGO organizasyon ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir.  

İOGO bu Politika prensipleri doğrultusunda, kişisel verileri işlemekte ve korumakta, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.

1.1. Amaç

Bu Politikanın amacı, Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile öngörülen usul ve esasları, İOGO organizasyon ve süreçlerine  uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır.

İOGO kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için bu Politika ile her türlü idari ve teknik önlemleri almakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır.  Oda yönetimi, yetkililer, çalışanlar, üyeler ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulmaktadır.

1.2. Kapsam

Politika, İOGO iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.

1.3. Dayanak

Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 5193 Sayılı Optisyenlik Hakkında Kanun, Türk Optisyen-Gözlükçüler Birliği Yönetmeliği Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik, 6643 Sayılı Türk Eczacıları Birliği Kanunu (5193 sayılı Kanuna dayanak yapılmıştır), 4857 sayılı İş Kanunu, 6361 İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine getirmek için işlenmektedir.

Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu hallerde yürürlükteki mevzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından  öngörülen düzenlemeler, Politika ile İOGO uygulamalarına dönüştürülmektedir.

1.4. Tanımlar

Açık rızaBelirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
Başvuru FormuKişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin başvuru formu.
İlgili kullanıcıVerilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmhaKişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kayıt ortamıTamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel veriKimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel verilerin işlenmesiKişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesiKişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel veri sahibiKişisel verileri İOGO tarafından veya adına işleme sokulan gerçek kişi.
Kişisel verilerin silinmesiKişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel verilerin yok edilmesiKişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
KurulKişisel Verileri Koruma Kurulu
KurumKişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel nitelikli kişisel veriKişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik imhaKanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Veri İşleyenVeri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.
Veri Kayıt SistemiKişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri sahibi / İlgili kişiKişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Veri sorumlusuKişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Veri TemsilcisiKanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişi.
Yönetmelik28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI

2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

İOGO, kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. İOGO, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından  yayımlanmış  olan  rehberlere  uygun  olarak  gerekli  kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.

2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Özel nitelikte olan, kişilere ait ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti,  güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler  özenle uygulanmakta, veri minimasyonu ilkesine riayet edilmekte ve gerekli denetimler yapılmaktadır.

2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi

İOGO, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için personeline ve tüm ilgililere  gerekli eğitimleri verir.

Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, İOGO gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu İOGO yönetimi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi

Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.

i. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

     Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.

ii. Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru Olmasını Sağlama

     İşlenen kişisel veriler,  güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta ve plan ve programlı çalışılmaktadır.

iii. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

     Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir .

iv. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

     Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplamakta, belirlenen amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.

v. Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.

3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Kişisel veri, sahibinin açık rıza vermesi veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak işlenir.

i. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

     Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibinin açık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesi alınarak gerçekleşir.

ii. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunmaması

Aşağıda sıralanan şartlarından herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.

a. Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi

     Kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler, veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.

b. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

     Fiili  imkânsızlık nedeniyle, rızasını  açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin, kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için, kişisel verisinin işlenmesi zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

c. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

     Kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgiliyse veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

d. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi

     İOGO  hukuki yükümlülükleri yerine getirirken, kişisel veri işleme zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

e. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

     Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel veriler, alenileştirme amacıyla sınırlı olarak, işlenebilir.

f.  Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Zorunlu Veri İşleme

     Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

g. Meşru Menfaat için Zorunlu Veri İşleme

     Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla, İOGO  meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

İOGO  özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politika’da belirlenen ilkelere uygun, Kurul’un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri  alarak, aşağıdaki usul ve esaslarla işler:

i. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması durumunda veri sahibinin açık rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen hallerde veri sahibinin açık rızası alınır.

ii. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.

3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

İOGO , kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel  verilerinin  korunmasını, Politika’daki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı  yürütülmektedir.

3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması

İOGO , kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup  şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) hukuka uygun olarak aktarabilir. İOGO  aktarma işlemlerini, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirir.

i. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verilerin aktarılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.

a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
b. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
c. İOGO ’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
d. Veri sahibi tarafından kişisel verileri alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı,
e. İOGO ’ın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
f. Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla İOGO ’ın meşru menfaatlerinin sağlanması için zorunlu olması,
g. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.

Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu belirlenen, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” olarak ilan edilen yabancı ülke statüsündekilere, yukarıda sayılan durumların herhangi birine bağlı kişisel veriler aktarılabilir. Yeterli koruma bulunmayan, Türkiye ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt eden ve Kurul’un izninin bulunduğu “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta öngörülen şartlara göre kişisel veriler  aktarılabilir.

ii. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Özel nitelikli kişisel veriler, Politika’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:

a. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.

b. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.

Kişisel veriler, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” statüsündekilere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde, yeterli korumanın bulunmaması halinde “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere mevzuatta düzenlenen veri aktarım şartlarına göre kişisel veriler aktarılabilir.

4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ

İOGO  yönetim, insan kaynakları, idari işler mali işler (muhasebe-finans), planlama-lojistik-bilgi işlem, üretim, ürün geliştirme-kalite, ar-ge pazarlama-satış, satın alma iş süreçlerinde, çalışan adayı, çalışan, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli/vasi/temsilci, ziyaretçilerden oluşan kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel verileri (Ek-1), kişisel veri işleme amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir. Veri kategorilerine gore işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detaylarına İOGO ’ın https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresinde ki alanında bildirilmektedir.

Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir.

Kişisel veriler Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla: Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortaklari, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlar ile belirlenen amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER

İOGO , Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir. 

İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, İOGO  bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.

5.1. Teknik Tedbirler

i. Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

ii. İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.

iii. Erişim yetkileri sınırlandırılmakta yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.

iv. Alınan teknik önlemler periyodik olarak kontrol edilmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.

v. Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

vi. Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmekte ve sistem zafiyetlerinin kontrolü sağlanmaktadır.

vii. Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

viii. Kişisel verilerin geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde yok edilmesi sağlanmaktadır.

5.2. İdari Tedbirler

i. Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.

ii. Çalışanlara Kanun hakkında eğitim verilmektedir.

iii. İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Novarge içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.

iv. İOGO, personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün İOGO  ile olan iş sözleşmesinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiş olup personelin bu yükümlülüklere uymaması iş sözleşmesinin feshine varabilecek yaptırımların uygulanmasını gerektirmektedir.

v. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

vi. İOGO  tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

vii. İOGO, işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

viii. İOGO, kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.

ix. İOGO, kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

x. İOGO, kişisel verileri aktardığı üçüncü şahısların da, Politika ve Kanun hükümleri doğrultusunda verileri hukuka uygun olarak işleme ve muhafaza etme ve verilere hukuka uygun olarak erişme yükümlülüklerini yerine getirmesinden Kanun’un 12. maddesi uyarınca sorumludur. Bu nedenle İOGO, üçüncü kişilere veri aktarılırken yapılacak sözleşmeler ve her türlü düzenlemede bu şartların sağlanmasını ve kendisine denetim yapma yetkisi verilmesini içeren taahhütler almalıdır. Yine İOGO  tüm personelini kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması süreçlerinden doğan sorumluluklar yönünden özel olarak bilgilendirmelidir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

İOGO, kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. İOGO, öncelikle ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda, periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.

7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri Kanundan kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:

i. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

ii. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

iii. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

iv. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

v. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

vi. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

vii. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığı ile analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

viii. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel veri sahipleri 6.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle İOGO ’a iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “İOGO  Veri Sahibi (İlgili Kişi) Başvuru Formu” (Ek-4) doldurularak, İOGO’ya başvurabilir.

7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi

İOGO, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde İOGO’ya iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.

7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi

İOGO, başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

i. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,

ii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,

iii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,

iv. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,

v. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,

vi. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,

vii. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,

viii. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,

ix. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,

x. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,

xi. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; İOGO’nun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.

7.6. Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler

İOGO, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. İOGO, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

8. POLİTİKANIN YAYINLANMASI ve SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da İOGO  KVKK dosyasında saklanır.

9. YÜRÜTME

Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlüğe konulmuştur. Politika’nın teknik yürütümü “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” (Ek-5) ile sağlanmaktadır.

İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni(Ek-6),Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi” (Ek-7)  “Çalışan Kişisel Verileri İşleme Aydınlatma Metni” (Ek-8), “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni(Ek-9) ile gerçekleştirilmektedir.

Kanun ve Politika’nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden İOGO Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.

10. YÜRÜRLÜK ve İLANI

Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politika’da meydana gelecek değişiklikler İOGO’nun internet sitesinde (https://www.iogo.org.tr/) yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.

EKLER

Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler

Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları

Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Ek 4- Veri Sahibi Başvuru Formu

Ek 5- Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Ek 6- Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni

Ek 7- Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi

Ek 8- Çalışan Kişisel Verileri İşleme Aydınlatma Metni

Ek 9- Çalışan Adayı Aydınlatma Metni

EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler

Veri KategorileriKişisel Veri
KimlikAd, Soyad
Anne- Baba Adı
Doğum Tarihi
Doğum Yeri
Medeni Hali
Nüfus Cüzdanı Seri Sıra No
TC Kimlik No
Cinsiyet  Bilgisi
TC Kimlik Kartı
Sürücü Belgesi
İletişimAdres
E Posta Adresi
İletişim Adresi
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi (KEP)
Telefon No
ÖzlükBordro Bilgileri
Disiplin Soruşturması
İşe Giriş- Çıkış Belgesi Kayıtları
Özgeçmiş Bilgileri
Performans Değerlendirme Raporları
Hukuki İşlemAdli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb.
Müşteri İşlemFatura
Giriş-Çıkış Bilgileri
Sipariş Bilgisi
Randevu Bilgisi
Kamera Kayıtları
İşlem Güvenliğiİşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi)
IP Adres Bilgileri
İnternet Sitesi Giriş Çıkış Bilgileri
Şifre ve Parola Bilgileri
Risk YönetimiTeknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi
FinansBilanço Bilgileri
Malvarlığı Bilgileri
Banka Hesap Numarası
IBAN Numarası
Mesleki DeneyimDiploma Bilgileri
Gidilen Kurslar
Meslek İçi Eğitim Bilgileri
Sertifikalar
Anket
Çerez Kayıtları
Kampanya Çalışmasıyla Elde Edilen Bilgiler
Görsel Ve İşitsel KayıtlarKapalı Devre Kamera Sistemi Görüntüsü
Sağlık BilgileriEngellilik Durumuna Ait Bilgiler
Kan Grubu Bilgisi
Kişisel Sağlık Bilgileri
Kullanılan Cihaz ve Protez Bilgileri
Laboratuvar ve Görüntüleme Sonuçları
Test Sonuçları
Muayene Verileri
Reçete Bilgileri
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik TedbirleriCeza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler
Güvenlik Tedbirine İlişkin Bilgiler
Aile BilgileriÇocuk Sayısı
Aile Cüzdanı
Eş Çalışma Bilgileri
Çocuk Eğitim ve Yaş Bilgileri
Çalışma VerileriDepartmanı
Çalışma Şekli
Mesleği
Referansları
Son çalışılan şirket bilgileri
İmzaKişisel veri niteliği taşıyan belgeler üzerinde bulunan ıslak veya elektronik imza
Web Site Kullanım VerileriBaşvuru Formu Doldurulma Tarihi
Siteye Login Olma Sıklığı/Zamanları
Son Login Tarihi
IP Adresi
Talep/Şikayet Yönetimi BilgisiAnket Verileri
Oda’ya yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.
Olay Yönetimi BilgisiOda’nın hak ve menfaatleri ile müşterilerinin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler.
SigortaSosyal Güvenlik Kurumu Verileri
Araç BilgileriAraç plakası
Denetim ve Teftiş Bilgileriİç veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler

EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar

Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Talep / Şikayetlerin Takibi
Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
İş Ortakları, Tedarikçilerin Bilgiye ve Tesislere Erişim Yetkilerinin Planlanması, Yönetimi
İş Ortakları, Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanlarının Giriş Çıkış Kayıtlarının Toplanması
Faaliyetlerinin İlgili Mevzuata veya Şirket Prosedürlerine Uyumlulaştırma Planlama ve Yönetimi

EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları

İOGO  Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak katılımcı, müşterileri ve çalışanların kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:

Veri Aktarımı Yapılabilecek KişilerTanımıVeri Aktarım Amacı ve Kapsamı
Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileriİOGO  faaliyetleri gereği ilişkide bulunduğu, işlem gerçekleştirdiği gerçek veya tüzel kişilerGerçekleştirilen iş ve işlem ile sınırlı
İş OrtaklarıİOGO ’ın ürün ve hizmetlerinin tanıtımı ve pazarlanması, satış sonrası desteği gibi amaçlarla ilişkide olduğu iş ortakları, iş ortağı bankalarİş ortaklığı kurulması ve yürütülmesi amaç ve faaliyetleri ile sınırlı
Yetkili Kamu Kurum ve KuruluşlarıSosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Daireleri vb. ilgili mevzuat hükümlerine gore İOGO’dan  bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıİlgili kamu kurum ve Kuruluşlarının kanuni yetkisine bağlı talep ettiği amaçla sınırlı
Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileriİlgili mevzuat hükümleri gereğince belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve bu çerçevede faaliyetlerini sürdüren  kurum veya  kuruluşlarıYürüttükleri faaliyet alanlarına  giren konular ile ilgili sınırlı
Yönetim Kurulu ÜyeleriİOGO  Yönetim Kurulu ÜyeleriİOGO  Yönetim Kurulu Faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla sınırlı
Hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlarSözleşmeli hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlarSözleşme ve işbirliği protokol esasları ile sınırlı
Avukatİlgili mevzuat uyarunca avukatlık yetkisine sahip avukatlarŞirket faaliyet ve işçi işlemlerinde hukuki sonuç doğurabilecek konularla sınırlı.
TedarikçiİOGO ’a veri işleme amaç ve istekleri doğrultusunda hizmet sunan taraflarİOGO ’ın dış kaynaktan  faaliyetlerini yerine getirmek için mal ve hizmetlerin tedarik edilmesi amacıyla sınırlı
DanışmanlarUzman ve deneyiminden yararlanılanlarUzman ve deneyiminden yararlanılanlar
Denetçilerİlgili mevzuat uyarunca denetim yetkisine sahip denetçilerMevzuatta belirlenen yetki ve görev sınırları