VERBİS İlk Kayıt İşlemleri Hakkında

Değerli Üye Meslektaşlarımız,

***KVKK kurumu tarafından 11.03.2021 saat 17:00 de yayınlanan duyuru ile VERBİS kayıt süresi 31.12.2021 tarihine uzatılmıştır.***

https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/6903/VERBIS-E-KAYIT-SURELERININ-UZATILMASI-HAKKINDA-DUYURU

Süre uzatılmadan önce yayınlanan haberimiz aşağıdaki gibidir. VERBİS için Son kayıt süresi olan 31.12.2021 beklemeden kayıt işlemlerini yürütmek isteyen üyelerimiz aşağıdaki adımları takip edebilir.

VERBİS konusunda yaptığımız ilk duyuruda kayıt zorunluluğu olanlar ve istisnalar ile ilgili bir bildiriye yer vermiştik.

https://www.iogo.org.tr/duyurular/verbis-hakkinda/

İlerleyen süreçte kurum ile yaptığımız görüşmelere istinaden müesseselerimizde gerçekleşen reçeteli ürün satışlarının özel nitelikli veri kapsamında değerlendirilebileceği bilgisi üzerine; KVKK’ya ve TOGB’ye optisyenlik müesseselerinin VERBİS kayıt zorunluluğundan istisna ile muaf tutulması taleplerimizi içeren resmi yazılar ile başvuruda bulunmuştuk.

https://www.iogo.org.tr/manset/verbis-hakkinda-duyuru/

VERBİS için verilen son kayıt tarihi olan 31.03.2021 gününün yaklaşması ve henüz kurumdan müesseselerimiz için resmi bir açıklama yapılmaması sebebiyle odalarımız olarak VERBİS kaydı yükümlüğünü yerine getirmek ve KVKK’ya uyum sağlamak maksadıyla optisyenlik müesseselerine özel, yüksek fiyatlarla karşı karşıya kalınmaması adına gerekli çalışmalar tamamlanmıştır. Üyelerimizin faydalanabileceği Odamıza özel 125₺+KDV fiyat anlaşması yapılmıştır. Yapılan anlaşma ile hizmet almak isteyen üyelerimizin üye paneline giriş yaparak “VERBİS Hizmeti Talep Ediyorum” butonundan 17.03.2021 tarihine kadar talep oluşturması gerekmektedir. Süreç ile ilgili her bir optisyenlik müessesesinin yükümlülüklerini yerine getirmesi ile olası bir cezai yaptırıma maruz kalmaları önlenebilecektir.

Üye paneline giriş yapmak için tıklayın.

KVKK başvuru sayfası için;
https://verbis.kvkk.gov.tr/DataResponsible/Register

Kayıt işlemi şahıs firmalarında firma sahibinin kimlik numarası, şirketlerde vergi numarası üzerinden oluşturulmalıdır. Birden fazla şubesi bulunan firmaların tek kayıt oluşturmaları yeterlidir. Kayıt oluşturulduktan sonra “Başvuru Formunu Görüntüle” butonuna tıklayarak oluşturulacak PDF formatındaki bilgi formunun çıktısını alıp ıslak imzalı ve kaşeli veya mühürlü şekilde Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığına (Adres: Nasuh Akar Mahallesi 1407. Sokak No: 4 Balgat / Çankaya / ANKARA) posta yoluyla iletmeniz gerekmektedir.

Toplu hizmetten faydalanmak isteyen üyelerimizin VERBİS ön kaydını hazırlamış olduğumuz videoda belirtilen adımları izleyerek tamamlayıp, 19.03.2021 tarihine kadar VERBİS kullanıcı adı ve şifrelerini almış olmaları gerekmektedir.

20.03.2021 tarihi itibariyle Kullanıcı adı ve şifresini alan müesseseler toplu hizmetten faydalanarak 2. aşama olan asıl kayıt işlemlerini tamamlayacaklardır.

** Odamız ile NEXTA danışmanlık firması arasında yapılan protokol sadece üyelerimize özel fiyat avantajı sağlamaktadır. Hatalı kayıtlar yada eksikliklerden oluşabilecek Olası her türlü cezai yaptırımlar Optisyenlik Müesseseleri sorumluğundadır.

Alınacak hizmetler aşağıda sıralanmıştır;

 20.03.2021-31.03.2021 TARİHİ ARASINDA YAPILACAK ÇALIŞMALAR:

*Üye Kuruluşların basılı ortamlarında ve dijital ortamlarında bulunan verileri DPO(Veri Koruma Görevlisi) sertifikalı veri envanter uzmanı tarafından tespit edilerek, işlenen verilerin hangi veri kategorisinde olduğu, veri sahiplerinin kimler olduğu, verilerin hangi amaçlar  ve yöntemler ile işlendiği, kurum içindeki, kurum dışındaki ve var ise bulut ortamı ile yurtdışındaki kişi, kurum ve kuruluşlar ile paylaşım amaçlarının, yöntemlerinin, saklama sürelerinin ve saklama alanlarının belirlenmesi amacı ile veri yaşam döngüsünü ortaya koyacak faaliyet bazlı Veri Haritası çıkartılacaktır,

*Üye Kuruluşların iş faaliyetlerine özel olarak Nexta Envanter Uzmanları ve Danışman Avukatları ile birlikte hazırlanan örnek Kişisel Veri Envanteri Üye Kuruluşlar ile paylaşılarak, VERBİS bildirimlerini eş zamanlı olarak gerçekleştirebilecekleri VERBİS Kaydı Online Toplantısı yapılacaktır.

31.03.2021 TARİHİ SONRASI YAPILACAK ÇALIŞMALAR:

*Veri envanterinde tespit edilen veri sahipleri ve faaliyetler için KVKK konusunda Uzman Danışman Avukat tarafından Üye Kuruluşların sektörel faaliyeterine özel olarak ”Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ”e uygun şekilde Aydınlatma Metinleri ve Açık Rıza Formları oluşturulacaktır.

*Üye Kuruluşların iş ilişkisinde bulunduğu taraflar envanter çalışmasında belirlenerek çalışanlarına ve tedarikçilerine yönelik Gizlilik Sözleşmeleri hazırlanacaktır,

*Üye Kuruluşların 3.Taraf sözleşmelerinde kullanılacak Ek Protokoller hazırlanacaktır,

* İlgili kişilerden gelebilecek KVKK başvurularını zamanında değerlendirebilmeleri ve uygun cevaplandırmayı yapabilmeleri açısından Üye Kuruluşların işyerlerinde ve Web sayfalarında kullanacakları İlgili Kişi Başvuru Formu hazırlanacaktır.

*Üye Kuruluşların kişisel veri işleyen tüm çalışanlarına özel olarak ONLİNE platformda Farkındalık Eğitimi verilerek, KVKK konusundan Uzman Danışman Avukat tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun yükümlülükleri, sorumlulukları, yaptırımları ve kişilerin Kanun kapsamında sahip olduğu haklar aktarılacak, Bilgi Güvenliği Kıdemli Danışmanı tarafından Üye Kuruluşun Veri Güvenliğinin sağlanması için çalışanların dikkat etmesi gereken temel noktalar aktarılacaktır,

*Üye kuruluşların belirttikleri mail adreslerine iletilecek GAP Analizi formu ile KVKK-Kişisel Veri Güvenliği Rehberinde belirtilen Teknik Tedbirler uyumluluğu analiz edilerek Üyelerin Veri Güvenliğinin sağlanması konusundaki tespitleri yapılıp, ihtiyacı olan tüm gereksinimleri Teknik Tedbirler Uyum Raporu hazırlanarak Üye Kuruluşlara sunulacaktır,

*Üye Kuruluşun iş faaliyetine özel olarak Kurumsal Politika ve Prosedürler oluşturulacaktır.